In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die JEK AG (nachfolgend «JEK AG», «wir» oder «uns»), wie wir Personendaten erheben, bearbeiten und schützen. Diese Erklärung vermittelt Ihnen einen Überblick über unsere Datenbearbeitungsprozesse, erhebt jedoch keinen Anspruch auf abschliessende Vollständigkeit. Spezifische Sachverhalte können durch separate Datenschutzerklärungen oder Verträge geregelt sein. Unter«Personendaten» verstehen wir im Sinne dieser Erklärung sämtliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Personbeziehen.
1. Verantwortliche Stelle und Kontakt
Die Verantwortung für die in dieser Erklärung beschriebenen Datenbearbeitungen trägt grundsätzlich die JEK AG. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen oder Fragen haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Zur eindeutigen Identifikation bitten wir bei Auskunftsbegehren um die Beilage einer Kopie Ihrer Identitätskarte oder Ihres Passes.
JEK AG z.H. Edmond Gjergji, Goldbühlstrasse 2, 8620 Wetzikon, Telefon: +41 79 692 25 30, E-Mail: info@jek-ag.ch
2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten Personendaten situationsbedingt und zweckgebunden. Dies geschieht vorwiegend in folgenden Kontexten:
• Daten von Klienten, für die wir beratende, treuhänderische oder vermittelnde Leistungen erbringen.
• Daten, die uns im Zuge der Leistungserbringung von oder über Dritte (z.B. Mitarbeitende unserer Klienten) zur Verfügung gestellt werden.
• Im Rahmen der Vermittlung, Vermietung und Verwaltung von Immobilien (Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter).
• Bei der Nutzung unserer Website oder beim Abonnieren unseres Newsletters.
• Im Rahmen der direkten Kommunikation (E-Mail, Telefon, Videokonferenzen) oder bei Besuchen vor Ort.
• Bei vertraglichen Beziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern und Partnern.
• Im Rahmen von Bewerbungsverfahren.
• Zur Erfüllung unserer gesetzlichen, regulatorischen und unternehmerischen Sorgfaltspflichten (z. B. Geldwäschereiprävention, Bonitätsprüfungen, Vermeidung von Interessenkonflikten).
3. Kategorien von Personendaten
Welche Daten wir konkret bearbeiten, richtet sich nach der Art unserer Geschäftsbeziehung. Hierzu zählen unter anderem, und je nach Einzelfall auch besondersschützenswerte Personendaten:
• Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität, Pass-/ID-Nummer, AHV-Nummer, berufliche Funktion.
• Mandats- und Finanzdaten: Steuerunterlagen, Buchhaltungsdaten, Lohndaten von Mitarbeitenden, Sozialversicherungsinformationen, Bankverbindungen, Beteiligungsverhältnisse.
• Immobilienspezifische Daten: Eigentumsverhältnisse, Angaben zu Mietinteressenten und Käufern, Bonitätsauskünfte.
• Risiko- und Compliance-Daten: Handelsregisterauszüge, Bonitätsprüfungen, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Website- und technische Daten: IP-Adresse, Geräteinformationen, Browser-Details, Nutzungsverhalten, Cookies.
• Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome. Soweit rechtlich zulässig, beschaffen wir bestimmte Daten auch aus öffentlich zugänglichen Registern (z. B. Handelsregister, Grundbuch, Betreibungsregister, Medien, Internet) oder erhalten diese von Behörden, Gerichten oder Dritten (z. B.Referenzen, Banken, Versicherungen).
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen derDatenbearbeitung
4.1.Erbringung unserer Kern-Dienstleistungen
Wir bearbeiten Personendatenprimär, um unsere Mandate in den Bereichen Treuhand, Steuern, Unternehmensberatung und Immobilienvermittlung vertragsgemäss erfüllen zu können. Dies schliesst auch besonders schützenswerte Personendaten ein (z. B.Gesundheits- oder Religionsdaten im Rahmen der Lohnbuchhaltung oder Steuererklärung).
Rechtsgrundlagen: Vertragsanbahnung und -erfüllung, gesetzliche Verpflichtungen, Wahrung berechtigter Interessen.
4.2. IndirekteDatenbearbeitung (Dritte)
Erfüllen wir Verträge für unsere Klienten, bearbeiten wir zwangsläufig auch Daten von Drittpersonen (z. B.Angestellte eines KMU-Kunden, Familienmitglieder). Wir gehen davon aus, dass unsere Klienten diese Personen über die Weitergabe der Daten an uns informieren und hierfür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtungen, berechtigte Interessen.
4.3.Kommunikation und Online-Meetings
Für die effizienteKommunikation nutzen wir neben Telefon und E-Mail auch Videokonferenz-Tools (z.B. Microsoft Teams, Zoom o. ä.). Dabei werden Kommunikations-Randdaten sowie ggf. Audio- und Videodaten bearbeitet.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung, berechtigte Interessen (effiziente Kommunikation).
4.4. Nutzung der Website
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Server automatisch temporäre Benutzerdaten (Logfiles) wie IP-Adresse, Browsertyp oder Datum des Zugriffs. Dies ist technisch zwingend nötig, um die Stabilität und Sicherheit der Websitezu gewährleisten.
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Qualitätsverbesserung).
4.5.Bewerbungsverfahren
Ihre Bewerbungsunterlagen behandeln wir streng vertraulich. Sie werden ausschliesslich für den Rekrutierungsprozess genutzt und nach dessen Abschluss gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder Sie einer längeren Aufbewahrung (für zukünftige Vakanzen) zugestimmt haben.
Rechtsgrundlagen: Vorvertragliche Massnahmen, berechtigte Interessen.
5. Cookies undTracking-Technologien
Auf unserer Website verwenden wir Cookies. Das sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir nutzen einerseits «Session-Cookies"» (dienach dem Schliessen der Website gelöscht werden), um die Navigation zu erleichtern, und andererseits temporäre Cookies, um die Nutzerfreundlichkeit zuoptimieren (z.B. Speicherung von Einstellungen) und die Websitenutzung statistisch auszuwerten. Sie können die Speicherung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit blockieren oder löschen. Bei einer vollständigen Deaktivierung stehen Ihnen jedoch möglicherweise nicht mehr alle Funktionen unserer Website zur Verfügung.
6. Webanalyse, Plugins und Drittanbieter
Zur Optimierung unserer digitalen Präsenz setzen wir vereinzelt Tools von Drittanbietern ein. Bei der Nutzung dieser Tools können Daten (inkl. IP-Adresse) an Server der Anbieter übermittelt werden, die sich auch im Auslandbefinden können.
• Google Maps: Wir binden Kartenmaterial von Google Maps ein, um unseren Standort darzustellen. Hierbei können Daten an Google (USA) übertragen werden.
• Social Media Plugins (LinkedIn): Auf unserer Website können Plugins von LinkedIn integriert sein. Wenn Sie auf diese zugreifen, stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von LinkedIn her.
7. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer Personendaten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Leistungserbringung notwendig, gesetzlich vorgeschrieben oder durch Siebewilligt ist. Empfänger können sein:
• IT-Dienstleister und Hosting-Partner.
• Behörden, Ämter, Gerichte oder staatliche Einrichtungen.
• Rechtsanwälte, Berater oder Versicherungen im Rahmen von Mandaten.
Hinweis zurDatensicherheit: Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass die Kommunikation per E-Mail unverschlüsselt erfolgen kann. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, können auchsensible Dokumente (z. B. Lohnabrechnungen) auf üblichen, digitalen Wegen kommuniziert werden.
8. Aufbewahrungsdauer
Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen undgesetzlichen Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten gemäss OR oderSteuerrecht, in der Regel 10 Jahre) erforderlich ist. Zudem bewahren wir Datenauf, solange sie für die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen relevant sein könnten. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sichergelöscht oder anonymisiert.
9. Datensicherheit
Die JEK AGnimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Wir setzen geeignete technische und organisatorische Massnahmen (TOM) ein, um Ihre Personendaten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Manipulation zu schützen.Unsere IT-Systeme und Prozesse werden regelmässig überprüft und an denaktuellen Stand der Technik angepasst.
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts (revDSG) haben Sie folgende Rechte:
• Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie bearbeiten.
• Berichtigung: Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen.
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Interessen unsererseits entgegenstehen.
• Einschränkung / Widerspruch: Sie können der Datenbearbeitung widersprechen oder eine Einschränkung verlangen.
• Datenherausgabe: Sie haben das Recht auf Herausgabe gewisser Personendaten in einem gängigen elektronischen Format.
• Widerruf: Eine erteilte Einwilligung zur Datenbearbeitung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Zudem steht es Ihnen frei, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB) zu beschweren.
11. Änderungen dieserDatenschutzerklärung
Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder geänderte gesetzliche Bestimmungen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Wir behalten uns das Recht vor, die Erklärung jederzeit zu ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website publizierte, aktuelle Fassung.
